Verifactu para autónomos: qué es y cómo te afecta

La Agencia Tributaria, en su siempre afán para mejorar la vida a los autónomos, está preparando un cambio relevante en el sistema de facturación que afectará directamente a autónomos y pequeños negocios: el sistema Verifactu. Muchos profesionales todavía no tienen claro qué es ni cómo va a impactar en su día a día en la generación de facturas. Por eso, es importante ir entendiéndolo desde ya para evitar problemas más adelante y que nos pille el toro.

¿Qué es Verifactu y cómo funciona?

Verifactu es un sistema promovido por la Agencia Tributaria (AEAT) para, segun ellos, garantizar la veracidad, trazabilidad y transparencia de las facturas emitidas. Está pensado para luchar contra el fraude fiscal y facilitar el control de ingresos por parte de la administración. En la realidad el que quiera defraudar lo seguirá haciendo y vamos a pagar justos por pecadores perdiendo más tiempo en absurdas burocracias.

A efectos prácticos, implica que los autónomos y empresas deberán usar un software que genere facturas con un código único y enviadas en tiempo real o casi real a la AEAT, de forma automática o semi-automática.

Esto no significa que debas enviar cada factura manualmente, sino que el sistema que uses debe estar conectado o preparado para validar y registrar esa información de forma estructurada.

¿Quiénes deben usar Verifactu?

Está dirigido a todos los contribuyentes que estén obligados a llevar libros registro del IVA, incluyendo autónomos, profesionales y pymes. Da igual si tributas por estimación directa o módulos: si emites facturas, te afecta.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu para autónomos?

La entrada en vigor oficial está prevista para julio de 2025, aunque durante 2024 ya se está preparando el terreno. Lo aconsejable sería adaptarse antes del 1 de Enero. Así toda la facturación del 2025 ya estará dentro de este nuevo sistema. Esto significa que muchas herramientas contables y de facturación están adaptándose desde ya para cumplir con los nuevos requisitos.

¿Es obligatorio para todos los autónomos?

Sí y no.

Verifactu será obligatorio para quienes elijan enviar las facturas directamente a Hacienda. En ese caso, deben hacerlo con el nuevo formato estructurado y los sistemas autorizados.

Pero si no lo haces, igualmente deberás usar un software adaptado a Verifactu que genere facturas con los requisitos técnicos exigidos (códigos QR, hash, firma, trazabilidad de datos…). Por tanto, aunque no envíes a la AEAT en tiempo real, tu sistema de facturación debe estar alineado.

En mi caso, mi volumen de facturas es bajo, puede ser alrededor de 150 al año. Hasta ahora, no necesitaba un programa de facturación simple o complejo. Con una plantilla de Excel me apañaba, cambia datos, exportaba a pdf, se la enviaba al cliente y a correr. Ahora este sistema lo voy a tener que cambiar para cumplir la maldita ley.

¿Cómo implementar el sistema Verifactu siendo autónomo?

El primer paso es entender que no basta con seguir usando cualquier Excel o programa casero. Necesitas un software o conector que cumpla con las especificaciones técnicas publicadas por la AEAT.

¿Qué tipos de sistemas existen para emitir facturas verificables con Verifactu?

1. Aplicación oficial de la Agencia Tributaria: Hacienda ofrecerá una solución gratuita, aunque limitada en funcionalidad. Será útil para autónomos con pocas facturas. Como puede ser mi caso. Luego habrá que ver como de usable es esta herramienta porque viendo lo complicado que hacen las cosas en la administración, veremos si no es una odisea poder generar una maldita factura.
2. Software de terceros adaptado: Programas de facturación o ERPS como Holded, Quipu, Sage, A3 o similares están adaptándose y estarán certificados para Verifactu antes de que llegue la fecha límite. Si tu como autónomo ya usas un programa de estos vas a tener poco trabajo. Pero si nunca lo has usado tendrás que ponerte a estudiar si te interesa implantarlo. Ver si sus funcionalidades, precios, ventajas te interesan.
3. APIs: Están saliendo APIs que enviándoles los datos de la factura, ellas se conectan con AEAT y registran la factura. Estas APIs ya están certificadas por AEAT para poder comunicarles facturas en tu nombre. Aquí vas a necesitar un programador que conecte tus facturas con AEAT a través de estas APIs. Es una opción en que no te compense implantar un ERP o si lo tienes pero no se va adecuar a la nueva ley.

¿Es gratis Verifactu?

La herramienta de la AEAT será gratuita, pero bastante básica. Si tienes miles de facturas, necesitas funcionalidades reales como automatizaciones ya no va a ser gratis. No vas a subir una a una manualmente. Vas a necesitar un conector que haga este trabajo por tí. Bien sea tu ERP, bien sea una programación a medida.

¿En qué se diferencia Verifactu de la factura electrónica?

Aunque ambos sistemas buscan digitalizar la facturación, no son lo mismo:

• La factura electrónica es un documento digital estructurado (generalmente en formato Facturae) que sustituye a la factura en papel.
• Verifactu es un sistema que obliga a usar software con condiciones específicas de seguridad, integridad y trazabilidad, con posibilidad de envío automático a Hacienda.

Pueden coexistir, pero Verifactu no es sólo «enviar facturas por email» o usar un PDF.

¿A qué multas te enfrentas?

No adaptar tu sistema a Verifactu puede salir caro:

• Multas de hasta 50.000€ por el uso de software no verificado.
• Hasta 150.000€ por alteración de datos o destrucción deliberada de registros.
• Sanciones también para quienes desarrollan o distribuyen software que no cumpla con la norma.

¿Qué tienes que hacer ahora?

1. Revisar si tu software actual cumple con Verifactu. Consulta con tu proveedor.
2. Si no lo hace, evalúa cambiar a uno que esté adaptado. Si usas un sistema propio, necesitarás un desarrollo a medida.
3. Si no usas ningun software y tienes poco volumen de facturas, espérate para ver como va a ser la herramienta gratuita que va a poner AEAT.
4. Si no usas ningun software y tienes volumen de facturas o quieres automarlo puede ser el momento para ver si un ERP sería bueno para tu negocio o conecta con una API para cumplir el expediente.
5. Contacta con un profesional si tienes dudas. Un asesor fiscal o consultor especializado te ayudará a tomar la decisión correcta sin perder tiempo ni dinero.